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EL PROTOCOLO: UN COMPONENTE ESENCIAL PARA MEJORAR LAS RELACIONES PÚBLICAS

El protocolo es una herramienta fundamental para cualquier empresa a la hora de potenciar su  imagen por medio de eventos frente a las relaciones públicas.

Planeación y organización / FOTO PAULA VALENTINA QUINTERO SERRANO

El concepto de las relaciones públicas y la comunicación corporativa cada día cobran más importancia en la perspicacia de crear campañas positivas que ayudan a transmitir mensajes contundentes al público. Las organizaciones públicas y privadas cada vez tienen más posibilidades de  precisar  lazos  con  la  sociedad  a  través  actividades  como eventos,  jornadas,  convenios,  patrocinios,  entre otros. Es por esto que la comunicación protocolaria ha de ser asumida como parte de una estrategia integral de la organización para lograr proyectar como positiva su imagen pública.

Según Mario Piedra, las relaciones públicas, “son una forma de Comunicación sistemática, coherente y planificada de la organización, para incrementar y mejorar sus relaciones con los diferentes públicos internos y externos, para lograr una imagen conveniente al cumplimiento de los objetivos estratégicos” {1}. Para poder proyectar esa imagen conveniente al público, la organización debe tener un manual de protocolo para evitar el azar en la presentación, organización y colocación de elementos simbólicos, entre otros. Además debe dar cuenta de que su equipo encargado del arte protocolario tenga el vestuario adecuado y una excelente higiene personal para así dar una correcta imagen que contribuya a la creación de un ambiente favorable para todo tipo de actividades. 

Es importante entender el protocolo no como un conjunto de normas rígidas que obligan al ser humano a actuar de determinada manera, sino que abarca mucho más en el plano espacio-temporal que demuestra el orden y equilibrio que tiene la organización frente a las relaciones públicas. Sabino Fernández Campo, ex Jefe de la Casa de Su Majestad el Rey, Juan  Carlos I, define el protocolo como:   “un  componente  del  mundo  civilizado  que  sirve  para graduar y matizar adecuadamente las relaciones de los individuos y dígase lo que se diga, tiene  una trascendencia  importante para la susceptibilidad de las  personas  y el buen orden de las cosas”. {2}. 

El protocolo contiene elementos como: la forma de comunicarse, es decir el tono de la voz, el vocabulario, y el medio de transmisión del mensaje. Las políticas de información de la empresa también hacen parte importante del protocolo porque en ellas se establece la libertad que tienen para hablar acerca de la información interna. Es importante no confundir el protocolo de relaciones públicas que es un documento interno, con el protocolo comercial que comprende las normas de etiqueta y comportamiento en ventas, relaciones externas e información corporativa. Hay que tener en cuenta que no existe un manual o un procedimiento único para todas las empresas ya que dependen del estilo directivo y la forma de comunicación. 

Herramientas y espacios del protocolo / FOTO  TOMADA POR: PAULA VALENTINA QUINTERO SERRANO

Para lograr ese impacto comunicativo por medio del protocolo, se debe construir y capacitar a un equipo de personas teniendo en cuenta  las diferencias culturales y normas no escritas que se aplican en las relaciones comerciales en los diferentes países, además de formar al equipo en cómo realizar una lectura sobre la inteligencia intra e interpersonal. Esto ayudará al equipo a destacar en el acto protocolario y que no exista un límite geográfico ni cultural. 

En la actualidad la transmisión de la identidad a los stakeholders, se lleva a través de “la comunicación corporativa verbal y no verbal, y las relaciones públicas son las responsables de configurar el mensaje, los instrumentos y los  métodos para  hacerlo llegar con fidelidad.  En ocasiones comunicación  interpersonal,  en  ocasiones  colectiva,  masiva  o  no  masiva.  A  veces  a  través  de  la verbalidad de discursos, videos o publicaciones institucionales; a veces a través de la retórica no verbal de los acontecimientos especiales, actos o eventos, ámbito específico en que tiene lugar la interacción por la que diferentes sujetos utilizan conjuntamente el tiempo, el espacio y las posturas corporales como sistema de comunicación y emisión de mensajes.”  {3}.

Como se mencionó anteriormente, los eventos son promotores de la buena imagen corporativa y forman parte esencial del trabajo de las Relaciones Públicas. En este sentido la organización de un evento debe tener en cuenta las sientes características: 

Fases de la organización: 

  • "Planificación: En un evento hay que determinar los objetivos que se quiere conseguir como institución, luego analizar cada evento anterior para tomar decisiones favorables.
  • Organización: Determinar funciones por cargos o jerarquías a las diferentes personas encargadas del evento. 
  • Implementación: Poner en marcha el evento, verificar lo planificado se haga de forma precisa antes de realizarlo.
  • Control: Evaluación de como se hizo el evento, medición de los resultados definir estrategias para la recopilación de datos y aprovechar los resultados". {4}

 

Infografía elaborada por: PAULA VALENTINA QUINTERO SERRANO

Se debe tener en cuenta: 

  1. Definición del evento: primero se analiza qué tipo de evento se va a realizar y qué dependencia u organización está a cargo del mismo para proceder a lo demás. 
  2. Establecimiento de los objetivos: se conoce el fin del evento a realizar, es decir se mira qué se pretende obtener con cada uno para lograrlo de manera exitosa. 
  3. Organización del equipo: se establece la producción y la logística del evento, es decir se mira de qué manera se distribuirá el equipo y de qué se hará responsable cada uno, con el ánimo de alivianar cargas y reducir tareas. 
  4. Elección del lugar adecuado: de acuerdo a la magnitud del evento, se analiza el espacio y se determina que tan grande o pequeño se necesita el auditorio para su desarrollo. Por lo general se eligen espacios centrales y del conocimiento de la mayoría del público para evitar contratiempos. 
  5. Selección de la fecha y la hora: de acuerdo a las necesidades y propósitos de cada dependencia y a las exigencias de los ponentes en cuanto al tiempo, se eligen este tipo de aspectos que permiten una mejor ubicación de los invitados. 
  6. Difusión del mensaje: el área se encarga de redactar y enviar las invitaciones del evento a cada organización o persona a través de su base de datos. 
  7. Presupuesto: se tienen en cuenta cada gasto que requieren los eventos con sus respectivos requerimientos (jardinera, agua, catering, músicos, souvenires y demás). 
  8. Organización del espacio: esto permite ubicar elementos importantes, como: mesas, sillas, vídeo beam, jardineras, banderas, vasos de agua, reservados, porta nombres o escaleras, pendones, micrófonos, regalos corporativos, trofeos y demás piezas para dar contexto y usar el espacio de manera adecuada, permitiendo su buen desarrollo. 
  9. Ayudas audiovisuales: dependiendo de los ponentes e invitados se necesitan en mayor cantidad estas ayudas que permiten la proyección de presentaciones, himnos, vídeos, entre otros al mismo tiempo, lo que requiere una breve capacitación del manejo de estas herramientas o ayuda de un técnico que sepa dominarlas. 
  10. Registro del evento: aunque como área esta no es una responsabilidad propia, se recomienda a las dependencias organizadoras que lo hagan para llevar un registro y guardar una base de datos de quienes estén interesados en las actividades propuestas e invitarlos en una siguiente oportunidad. {5}

 

Infografía elaborada por: PAULA VALENTINA QUINTERO SERRANO

 

La importancia del protocolo para la Relaciones Públicas radica en múltiples razones: “mejoran las relaciones interpersonales hacia dentro y hacia el exterior de las organizaciones y potencian los mejores resultados; pueden convertir las actividades cotidianas en “acontecimientos sociales”, muy agradables y efectivos; un ambiente de respeto y comportamiento adecuado y profesional, contribuye a la consolidación de los valores compartidos y de la cultura organizacional y por tanto impactan positivamente la imagen de la organización; finalmente, permiten el acceso a la parte humana de las personas, en última instancia, perfeccionan al hombre y a la mujer que siguen sus normas.”  {6}

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

1. PIEDRA MARIO. Manual de las relaciones públicas. Tomado de: https://www.biblio.uade.edu.ar/client/es_ES/biblioteca/search/detailnonmodal/ent:$002f$002fSD_ILS$002f0$002fSD_ILS:312144/ada?qu=METODOS+DE+INVESTIGACION&ic=true&ps=300 

2. MARTÍNEZ CARMEN. La importancia del protocolo en las relaciones públicas institucionales. Tomado de: https://dialnet.unirioja.es/servlet/articulo?codigo=4616713 

3. OTERO TERESA. Relaciones públicas, ceremonial y protocolo. Tomado de: https://www.researchgate.net/publication/271824378_Relaciones_publicas_ceremonial_y_protocolo 

4. UGSHA ANA, IZA MARTHA. Manual de protocolo para la organización de eventos del gobierno autónomo descentralizado del cantón pujilí en el año 2015. Tomado de: http://repositorio.utc.edu.ec/bitstream/27000/2222/1/T-UTC-3432.pdf 

5. BOTERO MARÍA. Estrategia de fortalecimiento para el área de Relaciones Públicas y Eventos de la Universidad EAFIT. Tomado de: http://repository.lasallista.edu.co/dspace/bitstream/10567/1202/1/Estrategia_fortalecimiento_area_Relaciones_Publica_Eventos_EAFIT%20-%20copia.pdf 

6. VICHOT ALINA. El protocolo y el ceremonial: su importancia para las Relaciones Públicas en las organizaciones. Tomado de: http://roa.ult.edu.cu/bitstream/123456789/3515/2/protocolo%20en%20relaciones%20publicas.pdf 

7. OBS: BUSINESS SCHOOL. El alcance de un experto en relaciones públicas y protocolo, Tomado de: https://www.obs-edu.com/int/blog-investigacion/marketing-y-comunicacion/el-alcance-de-un-experto-en-relaciones-publicas-y-protocolo 

 

 

 

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